INVENTARIO

Es un recuento completo de todos los artículos realizados habitualmente una ó dos veces al año, normalmente coincidiendo con las fechas del Balance ó bien aprovechando los momentos de menor actividad del almacén o aquellos en los cuales el nivel de los stocks es el más bajo del año.

Inconvenientes.
Necesidad de parar la actividad del almacén, por lo cual se suele realizar en fines de semana o períodos vacacionales, utilizando el propio personal del almacén, lo que evidentemente supone un trabajo extra que hay que remunerar.

Dificultad de conocer las causas que motivan las diferencias o errores constatados, lo que impide tomar medidas preventivas de cara al futuro, limitándose normalmente a ajustar los registros contables a la realidad física de las existencias del almacén

RECUENTOS CICILICOS

Este procedimiento, supone un recuento diario colectivo de un determinado grupo de productos, que previamente se han seleccionado normalmente con ayuda de un sistema informático, así por ejemplo, podemos establecer un Plan para que los artículos, B o C, se recontarían solamente una ó dos veces al año. Otro criterio de interés podría ser, por ejemplo, en función del valor de los artículos.

Ventajas.

Permite realizar el recuento, sin necesidad de parar la actividad, utilizando personal especializado.

Posibilita el análisis de las causas del error, mediante una investigación de las transacciones que tuvieron lugar en el periodo, por lo cual, se pueden sacar estadísticas de los errores, estableciendo un programa preventivo para el futuro.

TIPOS DE INVENTARIOS

Anual

El que se efectúa una vez y al cierre del Ejercicio económico de la empresa.

Inconvenientes:

Paralización de la actividad de la empresa
Alto nivel de descuadres.
Dificultad de seguir el movimiento histórico de las diferencias.

Mensual.

Rotativo.

Control de los artículos diariamente, por Zonas, Ubicaciones, Consumo, Valor.

Ventajas:

Detectar y modificar las diferencias existentes dentro de la operativa del mismo mes.

Aleatorio

Control al azar diario de diversas referencias de Artículos.

Ventajas:

Ajustar los Aprovisionamientos y las ventas a la realidad de los artículos almacenados.
Facilidad en el seguimiento del movimiento histórico.

Dinámico.

Control de los artículos a la misma vez que se efectúa su ubicación por entradas o su picking para salidas.

Ventajas:

Cuadre diario de los artículos.
Diferencias a cero.
Movimiento histórico, totalmente actualizado.
Exactitud de las necesidades de los Aprovisionamientos.
No roturas de Pedidos.

PORQUE SE DESCUADRA EL INVENTARIO

Errores en la recepción de mercancía: es imprescindible verificar el albarán de entrada con la mercancía física que recibimos, puede ocurrir que en el albarán de entrada ponga una referencia y físicamente este entrando otra. Verificar la cantidad. Establecer unos métodos para el control de los albaranes de recepción si el papel físico no llega a la persona que hace la entrada informática, la mercancía es como si no hubiese entrado en el almacén. En todo almacén es de suma importancia la verificación de la mercancía que entrada.

Errores en la salida de mercancía: En el albarán puede poner una referencia y salir otra físicamente descuadrando de este modo dos referencia.En todo almacén es de suma importancia la verificación de la mercancía que sale físicamente.

Errores administrativos: errores al hacer la entrada de mercancía, errores al hacer la salida de mercancía, etc.

Hurtos.

Errores al hacer el inventario: (la acción de contar es sencilla pero requiere toda la concentración de las personas que la realizan), como puede ser dejar alguna referencia sin contar, o contar 2 veces la misma (si se hace con un escaner portátil por ejemplo), etc. Un método útil es dividir el almacén por zonas, hacer un plano, e ir acotando las zonas que ya están contadas.